局各科室、直属各单位及其分支机构：

    《云浮市林业局政府采购内控管理制度》业经市林业局研究同意，现印发给你们，请认真贯彻执行，遇到问题请径向市林业局规划财务科反映。

    附件：《云浮市林业局政府采购内控管理制度》

                                                                                      云浮市林业局

                                                                                      2023年4月7日

附件：

云浮市林业局政府采购内控管理制度

    为进一步规范市林业局政府采购内部权力运行，有效防范法律风险和廉政风险，推进依法、规范、高效、廉洁采购，根据《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）《中华人民共和国政府采购法实施条例》（以下简称《政府采购法实施条例》）《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）《广东省财政厅关于印发<广东省预算单位政府采购活动内部控制事项清单>的通知》（粤财采购〔2021〕8 号）《云浮市财政局关于印发加强全市采购人民政府采购内部控制管理的指导意见的通知》（云财采购〔2022〕24号）等相关规定，结合市林业局实际，制定本制度。

    一、总体目标

    按照“全面管控与突出重点并举、分工制衡与提升效能并重、权责对等与依法惩处并行”的基本原则，以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，通过建立健全制度机制、规范流程、完善措施，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约，促进市林业局政府采购提质增效。

    二、适用范围

    本办法适用于市林业局政府采购活动的内控管理。

   三、组织架构及责任分工

    （一）政府采购领导小组。作为市林业局政府采购工作的议事机构，主要负责对市林业局政府采购活动中的相关事项进行协调、审议和决策。领导小组由局党组书记担任组长，局长为第一副组长，局其他班子成员为副组长，成员由市林业局办公室、规划财务科及各科室组成。领导小组下设办公室，办公室设在市林业局规财科，办公室人员为局各科室业务负责人。

    （二）归口管理部门。市林业局政府采购工作领导小组办公室，负责市林业局政府采购的执行管理和对外沟通协调，指导和督促下属单位政府采购工作，具体职责如下：

    1.牵头负责建立健全市林业局政府采购内部控制制度机制，督促指导执行，并督促指导下属单位加强政府采购内控管理。

    2.负责组织政府采购法律法规规章制度的学习培训、宣传和督促执行；参与主管采购人、财政部门等组织的学习培训、业务研讨、咨询论证。

    3.牵头组织开展政府采购活动，负责推动落实采购人主体责任。

    4.负责政府采购业务系统操作、政府采购信息统计和分析工作。

    5.负责政府采购项目等相关档案（含电子档案）的资料收集、整理、归档、移交档案室保存、借阅、销毁等。

    （三）业务需求部门。市林业局各科室，作为业务需求部门，是负责政府采购项目采购需求的提出和使用部门，主要负责项目预算申报或者立项、采购需求管理和履约验收评价等工作，具体职责如下：

    1.按照单位预算管理要求，提供相关材料向财务部门申报项目预算；对需要报有关部门立项审批的采购项目，按立项审批要求组织材料并申报。

    2.根据批准的预算，组织开展需求调查，编制采购需求和采购实施计划，确定采购意向信息。

    3.负责草拟采购合同，提交内部审核。

    4.负责供应商履约管理，督促项目执行进度，参与验收活动，对供应商履约情况和项目绩效进行评价。

    5.单位办公用的桌椅、电脑、打印机等由办公室作为牵头业务需求部门统一采购。

    （四）财务部门。市林业局规划财务科是负责市林业局财务管理工作的部门，主要负责采购预算编制、执行管理和采购资金支付等工作，具体职责如下：

    1.负责政府采购预算编制、报送、审核和调整，采购资金的申请、审核、支付；组织协调财政预算评审等工作。

    2.合理统筹安排采购项目预算，组织开展预算绩效评价工作；督促市林业局采购预算执行进度，跟踪项目预算执行情况；对接联系上级单位财务部门、本级财政部门的预算管理、国库（支付中心）机构。

    3.操作财政预算管理业务系统，负责市林业局的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理。

    4.对接外部审计，组织报送涉及政府采购相关资料，组织涉及政府采购问题的整改。

    5.按照采购归口管理部门的要求移交项目档案资料。

    （五）纪检监察部门。市林业局机关纪委是负责市林业局纪检监察工作的部门，主要负责市林业局政府采购领域廉政风险防范，对市林业局政府采购内控制度的执行和采购行为的合法合规性进行监督，具体职责如下：

    1.负责市林业局政府采购领域党风廉政建设，提出健全完善内控制度机制的建议意见，加强采购廉政风险防范。

    2.负责对市林业局政府采购活动的合法合规性、内控制度的执行、相关部门和人员履职尽责情况进行监督，纠正违法违规行为，反映违法违规问题，并根据相关法纪和监督管理权限调查处理违法违纪问题线索。

    3.负责对接外部巡视巡察工作，协调报送涉及政府采购相关资料，监督涉及政府采购问题的整改。

    （六）法规部门。市林业局政策法规科是负责市林业局法制工作的部门，主要负责市林业局政府采购领域法律风险防范工作，具体职责如下：

    1.负责市林业局政府采购活动中的法律风险防范，提出健全完善内控制度机制的意见建议。

    2.负责市林业局政府采购行为的合法性审查工作，对项目采购过程中涉及的采购需求、采购文件、委托代理协议、采购合同、询问质疑答复、信访举报处理、配合投诉答复等事项，进行合法性审查，出具审查意见。

    3.负责处理采购过程中或者合同履约过程中发生的纠纷。

    （七）资产管理部门。市林业局办公室是负责市林业局资产管理工作的部门，负责政府采购资产配置、登记和管理工作，具体职责如下：

    1.负责市林业局政府采购资产配置数量、预算金额等审核管理工作。

    2.负责市林业局通过政府采购取得的资产的接收、登记和管理工作。

    四、内部决策流程

    按照“三重一大”决策制度要求，规范高效决策，结合政府采购项目预算金额、采购事项重要程度、风险防控要求等因素，将决策程序分为一般决策程序、局务会议决策程序、党组会议决策程序等三类。

    （一）一般决策程序

    1.部门内部决策，即部门内部办理、复核、审定的审核签字或者部门内部会议审议等方式决策。

    2.部门会签（会商）决策，牵头部门草拟意见会签（会商）其他相关部门进行决策。

    3.单位领导审定决策，牵头部门草拟意见报分管领导或者主要领导审核签字进行决策。

   （二）局务会议决策程序。

    由牵头部门报行政负责人同意或者行政负责人召集，明确审议议题和审议事项，单位行政领导和相关部门对审议事项进行审议、独立发表意见，综合各方意见后作出决策。在一定数额以内的或具有较大社会影响的采购项目实施方案、采购需求和采购实施计划、签订补充合同，涉及政府采购内控制度机制的调整变动，采购进口产品、单一来源采购、采购预算调整、审计反馈问题整改以及需要送党组会议议决策的重大事项要纳入该决策范畴。

    （三）党组会议决策程序

    由牵头部门报党组负责人同意或者党组负责人召集，明确审议议题和审议事项，单位党组领导和相关部门对审议事项进行审议、独立发表意见，综合各方意见后作出决策。达到一定数额标准或具有较大社会影响的采购项目实施方案及其采购需求和采购实施计划，涉及政府采购内控制度机制的重大调整变动，达到一定数额的进口产品采购、单一来源采购、采购预算调整，年度采购预算安排和采购政策落实情况、巡视巡察反馈问题整改以及需要对外报送的重大事项要纳入该决策范畴。

     五、岗位设置及风险控制要求

    （一）岗位设置要求。市林业局政府采购工作领导小组办公室应明确政府采购专管员，负责市林业局政府采购工作的组织和协调；专管员还需负责指导和协调下属单位政府采购工作。市林业局各科室应明确一名工作人员，负责项目采购过程中的沟通协调工作；明确负责采购需求制定的工作人员，负责按照规定牵头组织编制采购需求。

    （二）风险防控机制。风险分类包括法律风险、廉政风险、舆情风险。法律风险重点对照《政府采购法》和《政府采购法实施条例》法律责任中涉及采购人及其工作人员的责任；廉政风险重点是单位党组的廉政风险和参与采购活动的公职人员的廉政风险；舆情风险主要是采购过程中采购信息公开发布引起社会关注而产生的舆情风险。

    1.各部门要依据部门职责，认真梳理不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，建立制度规则、风险事项等台账；合理设置岗位，细化内部人员岗位分工，明确经办、审核岗位的工作要求和执行标准。

    2.建立岗位之间相互监督制约机制。采购需求制定与审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收等岗位原则上应当分开设置，评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务，原则上应当由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。合同签订、验收和保管人员分别由市林业局规财科、业务科室、办公室按归口管理部门、业务需求部门、资产管理部门等按职责进行明确。同时，负责采购需求制定的人员不得负责采购需求的审核，负责合同签订的人员不得负责验收工作，负责验收的人员不得负责保管。

    3.建立轮岗交流制度，归口管理部门、业务需求部门要根据政府采购岗位风险等级设定轮岗周期，风险等级高的岗位原则上5年轮岗，不具备轮岗条件的，期满后进行内部专项审计。业务需求部门要建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。其他相关部门，根据职能职责，明确涉及相关业务办理的人员和岗位，涉及使用内控管理信息系统的，要重点强化人员身份验证、岗位业务授权、系统操作记录、电子档案管理等方面的内部管理。

    六、采购流程及要求

    根据国家和省、市现行政府采购法律法规规章制度规定，对照采购人需要落实的主体责任和履行的职责，制定市林业局内部采购流程及要求。

    （一）编制政府采购预算

    1.根据年度部门预算编制工作要求，凡使用纳入部门预算管理的资金（包括财政拨款资金以及纳入预算管理的其他自有资金），都应当纳入政府采购预算管理范畴。业务需求部门应根据批复的部门预算及时、准确、完整地编制政府采购实施计划，严格预算执行管理。

    2.预留采购份额专门面向中小企业采购。根据《财政部 工业和信息化部关于印发〈政府采购促进中小企业发展管理办法〉的通知》（财库〔2020〕46号）《广东省政府采购促进中小企业发展实施细则》（粤财采购〔2022〕10号）等有关规定，主管采购人负责统筹落实本部门（系统）预留份额面向中小企业采购政策。除《政府采购促进中小企业发展管理办法》规定可以不专门面向中小企业采购的情形外，小额采购项目（200万元以下的货物、服务采购项目，400万元以下的工程采购项目），原则上全部预留给中小企业；超过前述金额的采购项目，预留该部分采购项目的40%以上专门面向中小企业采购，其中预留给小微企业的比例不低于70%。业务需求部门应当结合项目实际情况，在确定采购品目后，根据《政府采购促进中小企业发展管理办法》第二、三、四条的规定，确定是否可以专门面向中小企业采购。

    （二）公开采购意向

    建立采购项目意向公开和采购信息发布工作机制。按照《广东省财政厅关于开展政府采购意向公开有关事项的通知》（粤财采购〔2020〕5 号）规定，项目采购意向公开时间应当尽量提前，原则上不得晚于采购活动开始前30日，确保采购意向公开不遗漏、不延误。在公开政府采购意向时，应标明是否专门面向中小企业，未公开采购意向的采购项目，不得开展后续采购活动。

    （三）制定采购需求

    业务需求部门可通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查。了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况。属于《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）第十一条规定情形的采购项目，应当开展需求调查。

    （四）编制采购实施计划

    业务需求部门负责编制采购实施计划，应根据需求调查结果、采购预算编制采购需求编制采购实施计划，采购实施计划应当清晰明了、表述规范、含义准确，包括拟采购标的及其需要满足的技术、商务要求，符合法律法规、政府采购政策和国家有关规定，符合国家强制性标准，遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定，符合采购项目的特点和实际需要。归口管理部门负责组织审查采购实施计划，审查通过后，业务需求部门根据项目实际，负责组织履行决策程序，确定采购实施计划。

业务需求部门根据部门规定的格式，向归口管理部门提供采购计划审批备案表，按要求在广东省政府采购网采购计划备案系统。

    （五）采购方式变更审核

    根据《政府采购法》、《政府采购法实施条例》、《政府采购非招标采购方式管理办法》有关规定，达到公开招标数额标准，项目符合非公开招标采购方式适用情形需要采用公开招标之外采购方式采购的，应当在开展采购活动前按规定程序向市财政局申请采购方式变更。采取单一来源采购方式的，均要组织论证、公示。达到公开招标数额标准的货物或服务项目，拟采用单一来源方式的，采购人应当在采购活动开始前，报主管部门审查同意，并报市财政局批准方式变更。

    （六）进口产品采购

    政府采购应当采购本国产品，确需采购进口产品的，应当在采购前按规定报主管采购人审批同意，并报同级财政部门及市财政局备案。

    （七）委托采购代理机构

    归口管理部门负责采购代理机构的选择、委托、协调和日常管理。《广东省政府集中采购目录及标准（2020年版）》内限额以上项目必须委托集中采购代理机构（以下简称交易中心），即政府集中采购。分散采购项目（目录外）可由采购人委托社会代理机构代理采购，但均需采取“一项目一委托”的方式进行委托，即一个项目签订一份委托代理协议。

    1.选择集中采购机构。目录内限额以上项目必须委托交易中心代理采购，分散采购项目也可委托交易中心代理采购。

    2.选择社会代理机构。分散采购项目（目录外）可以委托社会代理机构代理采购，采购人有权自行选择采购代理机构，任何单位及个人不得以任何方式为采购人指定社会代理机构。采购项目数量少或者时间紧急时，可以根据实际直接指定采购代理机构；对采购服务质量好、执业规范、专业能力强、履约评价优秀的采购代理机构，可以履行决策程序后，直接选择其代理采购。

    3.签订委托代理协议。签订委托代理协议，应明确双方权利和责任，不得转嫁政府采购主体责任。归口管理部门根据采购项目的委托事项，组织草拟委托代理协议，协议内容包括代理采购的范围、委托权限、期限及代理费用等。

    （八）编制和确认采购文件

    业务需求部门负责确认采购文件中涉及的采购需求和采购实施计划内容，归口管理部门负责确认涉及的其他内容，归口管理部门会同业务需求部门核实、确认，核对、确认无误后，会签相关部门，单位领导审核同意，书面反馈采购代理机构。

    （九）公开采购信息

归口管理部门负责市林业局政府采购信息的公开工作，登录广东省政府采购网发布信息，归口管理部门要对发布后的信息进行核实、确认，确保依法及时完整公开信息，切实防范信息发布风险。

    （十）邀请供应商

    业务需求部门结合项目实际，按照政府采购制度规定，在采购需求和采购实施计划编制环节确定邀请供应商的方式及供应商资格条件。

    1.公告邀请供应商的项目。采购人确认采购文件后，由采购代理机构负责在广东省政府采购网发布采购公告，公开邀请不特定供应商参加项目采购活动。

    2.书面推荐供应商的项目。采取竞争性谈判、竞争性磋商、询价采购方式的，由采购人和评审专家分别书面推荐3家以上符合项目资格条件的供应商，邀请参加项目采购活动。采取邀请招标的采购项目，由采购人书面推荐拟邀请的供应商的，备选的符合资格条件供应商总数不得少于拟随机抽取供应商总数的两倍。业务需求部门负责提供采购人书面推荐的供应商名单，并提供推荐理由，根据项目实际，经领导小组决策及以上的决策程序审议后，交归口管理部门报采购代理机构邀请供应商。

    （十一）发出（售）采购文件

    采购代理机构根据采购文件确定时间、途径，组织发出（售）采购文件。采购文件以电子文档形式提供的，应当免费提供；以纸质形式提供的，以弥补制作、邮寄成本为原则，不得以营利为目的，投标（响应）文件递交截止前，对已获取采购文件供应商信息进行保密管理。归口管理部门要监督采购代理机构是否按规定时间、途径及邀请范围发出（售）采购文件，是否对已获取采购文件供应商信息进行保密管理。

    （十二）供应商提交投标（响应）文件

    投标（响应）文件递交截止时间前，采购代理机构负责接收供应商密封（加密）递交的投标（响应）文件，并妥善保管，不得解封（密）、查看供应商投标（响应）文件，不得泄露已提交投标（响应）文件供应商信息。归口管理部门负责监督采购代理机构是否按规定接收、妥善保管供应商递交的投标（响应）文件，发现违法违规情形的，及时要求采购代理机构予以纠正。

    （十三）项目评审

    归口管理部门负责组织委派资格审查工作人员、采购人代表、现场监督人员和自行选定的评审专家，采购需求部门负责确定资格审查工作人员、采购人代表和自行选择的评审专家，内审部门负责确定现场监督人员。确定相关人员名单后，要采取保密措施，防止人员信息提前泄露。

    1.委派资格预审工作人员。对由采购人负责资格预审的项目，业务需求部门负责确定项目资格预审工作人员，报归口管理部门组织出具委托手续。参加资格预审的人员要熟悉资格预审规则、项目相关的资格要求及资格证明；委派的资格预审工作人员代表采购人履行资格预审职责，由采购人承担不利后果。

    2.委派采购人代表。采购人代表原则上选派熟悉项目情况和政府采购评审规则及系统操作的人员参加，不得委托非市林业局在职在编人员作为采购人代表。

    3.委派监督人员。内审部门确定项目现场监督人员，报归口管理部门出具委托书。电子化采购项目可以实行在线监督。现场监督人员主要负责监督采购代理机构、评审委员会成员是否按照规定组织采购活动、开展评审工作，及时纠正反映发现的违法违规行为，但不得干预依法开展的评审活动。

    4.自行选定评审专家。对技术复杂、专业性强的采购项目，通过随机方式难以确定合适评审专家的，经主管采购人同意，采购人可以自行选定相应专业领域的评审专家。

业务需求部门确定评审专家的名单及理由，组织领导小组决策，由归口管理部门报主管采购人同意后，确定评审专家名单。

    （十四）确认采购结果

    1.《政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》（、《财政部关于印发〈政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法〉的通知》有关规定，采购代理机构应当自评审结束之日起2个工作日内将项目评审报告送交采购人。采购人应当自收到评审报告之日起５个工作日内在评审报告确定的候选人名单中按顺序确定中标（成交）供应商。采购代理机构应当自评审结束之日起2个工作日内将项目评审报告送交采购人。采购人应当自收到评审报告之日起５个工作日内在评审报告确定的候选人名单中按顺序确定中标（成交）供应商。

    2.特殊情况处理。出现在5个工作日内无法确定中标成交供应商的，归口管理部分负责履行一般决策程序（出现影响采购结果的，至少报领导小组决策），并在5个工作日内向采购代理机构书面反馈原因及理由。

    （十五）发布采购结果公告

     采购代理机构在收到中标（成交）结果确认书之日起2个工作日内，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，同时在广东省政府采购网发布采购结果公告。归口管理部门负责进行跟踪督促，可根据情况，在云浮市林业局门户网站、内部信息公开栏等地公开采购项目信息，广泛接受监督。

    （十六）采购合同管理

    业务需求部门负责采购合同的签订工作，法规部门负责合法性审查，归口管理部门负责采购合同公告、备案。

    1.合同签订。采购人、中标（成交）供应商应当在中标（成交）通知书发出之日起30日内依据采购文件确定的事项签订采购合同。

    2.合同公告及备案。合同签订后，业务需求部门同时将合同副本及电子文档送归口管理部门，归口管理部门负责在合同签订当日起2个工作日内，在广东省政府采购网完成合同公告和备案。公告及备案内容应做到真实、准确、 完整。不得延期备案、公开或不备案、不公告。

    3.合同变更、中止和终止。符合《政府采购法》第五十条规定，即采购合同继续履行将损害国家利益和社会公众利益时，才能变更、中止或者终止采购合同。涉及合同履行过程中的矛盾纠纷，由业务需求部门牵头协商处理，需要追究民事责任或者发生仲裁、诉讼的，由法规部门牵头处理。

    （十七）履约验收

    1.业务需求部门负责采购项目的履约工作，提出验收申请，归口管理部门负责组织采购项目的履约验收工作。验收人员由业务需求部门、归口管理部门及相关部门派人组成，验收人员至少3人或以上单数组成。

    2.对需要组建验收小组进行验收的项目，由归口管理部门组织内部相关部门、第三方专业机构或者专业人员成立政府采购项目履约验收小组，纪检监察或者负责监督的部门参与监督。

    3.对小额零星的采购项目，采取简易方式进行验收，无需组成验收小组；技术复杂或影响较大的采购项目：邀请专业人员或者第三方检测机构参与验收。

    4.出具验收意见。归口管理部门根据验收成员的验收意见，形成书面验收报告、一般货物类采购项目出具验收表。验收小组成员（监督人员）在项目验收报告（验收表）上签字确认，有不同意见的，应写明理由。对验收后形成固定资产的，资产管理部门将形成的资产登记入账。

    5.违约处理。供应商不按照政府采购合同约定履行义务的，业务需求部门报法规部门按照《民法典》的规定，中止、终止政府采购合同，追究供应商法律责任；同时，业务需求部门按照政府采购信用评价管理制度规定，对供应商履约情况进行评价、反馈归口管理部门。

    （十八）资金支付

    财务部门负责采购资金的支付，业务需求部门负责提供支付依据。资金支付应当严格按照合同约定和国库管理制度规定办理。直接支付资金的项目，由财务部门通过预算一体化系统提交至财政部门办理资金支付。

    （十九）资料归档

    采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购活动相关资料的保存期限为自采购结束之日起15年。归口管理部门负责采购项目档案的收集、整理、归档，鼓励采用电子档案保管，每年年初将上一年度形成的档案资料移交档案室保存。

    七、询问、质疑与投诉处理

    归口管理部门负责牵头组织答复应当由采购人答复的供应商询问、质疑和投诉；督促采购代理机构依法规范答复应由采购代理机构负责答复的供应商询问、质疑；业务需求部门负责对涉及采购需求和采购实施计划内容的询问、质疑和投诉提出答复意见并提供证明材料；法规部门负责对应由采购人答复的质疑和投诉进行合法性审查。

    八、其他要求

    （一）各部门应当根据本制度规定，落实责任，明确责任分工，加强监督制约，规范权力运行，防范采购风险。

    （二）未纳入《政府集中采购目录》，单项或批量采购预算在分散采购限额以下，可由采购人自行采购的货物、服务和工程项目，可由另行制定内部管理制度，或者参照本制度执行。

    （三）属于涉密采购的，严格按照《涉密政府采购管理暂行办法》相关规定实施采购。

    （四）归口管理部门将根据国家和政府采购法律规章制度的调整变动，及时更新完善本单位内控制度，确保政府采购内控制度合法合规。

    （五）本制度自印发之日起执行，原《关于印发＜云浮市林业局及其直属单位政府采购活动内部控制管理制度＞的通知》（云林〔2022〕3号）同时废止。局直属单位及其分支机构结合实际制定各单位政府采购活动内部控制管理制度并执行。